Научно - Информационный портал



  Меню
  


Смотрите также:
Прокопчик
37,03kb. 1 стр.



 Главная   »  
страница 1





БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ФУНДАМЕНТАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА


УТВЕРЖДАЮ

Директор Фундаментальной библиотеки БГУ

____________­_________­­­­­­­­­­­­­­­­­­_______ ­­­­ П. М. Лапо

16 ” декабря 2005 г.


ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ЗАМЕНЫ УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ФОНДА
ФУНДАМЕНТАЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКИ БГУ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.Настоящая Инструкция предназначена сотрудникам структурных подразделений Фундаментальной библиотеки Белорусского государственного университета (далее – библиотека), которые оформляют замену утерянных читателями документов.

1.2.Настоящая Инструкция разработана с целью обеспечения сохранности библиотечного фонда в ходе его использования. Инструкция определяет порядок замены утерянных читателями документов из библиотечного фонда и обязанности сотрудников библиотеки, участвующих в этих процессах.

1.3.Ответственными за своевременность, полноту и правильность оформления замены утерянных читателями документов являются руководители отделов обслуживания, книгохранения, комплектования и каталогизации фондов.

1.4.Настоящая Инструкция разработана в соответствии со следующими документами:

1.4.1.Законом Республики Беларусь «О библиотечном деле в Республике Беларусь» от 22.03.1995 № 3680-ХІІ (в редакции закона Республики Беларусь от 11.11.2002 № 147-3);

1.4.2.«Інструкцыяй па ўліку і захаванасці бібліятэчных фондаў у Рэспубліцы Беларусь”, зацверджанай загадам Міністэрства культуры Рэспублікі Беларусь ад 28.08.1998


№ 300 (у рэдакцыі пастановы Міністэрства культуры Рэспублікі Беларусь ад 2.10.2001 № 14);

1.4.3.«Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь от 24.03.2003 № 39/69;

1.4.4.«Инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств организациями, финансируемыми из бюджета», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.12.2001 № 125;

1.4.5.«Правилами пользования Фундаментальной библиотекой Белорусского государственного университета», утвержденными приказом ректора БГУ


от 8.09.2004 № 304-ОД;

1.4.6.«Положением о фондовой комиссии Фундаментальной библиотеки БГУ», утвержденным приказом ректора БГУ от 26.09.2003 № 330-ОД

1.4.7.«Методическими рекомендациями по работе с актами в подразделениях Фундаментальной библиотеки БГУ», утвержденными на заседании фондовой комиссии ФБ БГУ протоколом от 27.04.2004 № 1.
2.ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАМЕНЫ

УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ ДОКУМЕНТОВ

2.1.Оформление замены утерянных читателями документов осуществляет заведующий отделом обслуживания (книгохранения).

    1. В случае утери читателем документа из фонда библиотеки заведующий соответствующим отделом обслуживания (книгохранения) проверяет наличие документа на полке, в читательском алфавитном каталоге соответствующего отдела обслуживания или в индикаторе выданных документов (в отделе книгохранения), в инвентарной книге1.

2.2.1.Если документ стоит на полке, выдан другому читателю, ранее списан, сотрудник соответствующего отдела обслуживания (книгохранения) исключает из читательского формуляра сведения о читательской задолженности.

2.2.2.В случае утери издания сотрудник соответствующего отдела обслуживания (книгохранения) решает вопрос о возмещении утерянного документа.



2.3.Утерянные документы заменяют такими же документами или их копиями в переплете, или другими документами, признанными библиотекой равноценными.

2.4.Замену утерянных документов необходимо производить в эквиваленте 1:1, т.е. один утерянный документ заменяется равнозначным (одним) документом. Замена одного документа двумя допускается в исключительных случаях.

2.5.Заведующий отделом обслуживания (книгохранения):

2.5.1.Принимает у читателя документ для замены.

2.5.2.В присутствии читателя проставляет на документ штемпель библиотеки.

2.5.3.На последней странице принятого у читателя документа карандашом проставляет его цену.

2.5.4.Заполняет «Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных», аннулирует читательскую задолженность.

2.6.Идентичные издания2 заменяются без оформления в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных». На принятом документе проставляется инвентарный номер утерянного документа, штемпель библиотеки, цена и шифр документа, оформляется книжный формуляр.

2.7.В целях уменьшения количества утерянных читателями документов после оформления замены в читательский формуляр вносится запись с указанием даты замены и количества утерянных документов.

2.8.Заведующий подразделением обслуживания (книгохранения) передает


в отдел комплектования и каталогизации фондов:

2.8.1.Утвержденный директором библиотеки «Акт на замену документов, утерянных читателями» (см. п.5 Инструкции и Приложение 1).

2.8.2.Книжные формуляры утерянных документов.

2.8.3.«Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» соответствующего подразделения обслуживания (книгохранения).

2.8.4.Документы, полученные от читателей взамен утерянных.

2.9.Сотрудники отдела комплектования и каталогизации фондов:

2.9.1.Исключают утерянные читателями документы из:


  • инвентарных книг;

  • учетных карточек;

  • книг суммарного учета библиотеки;

  • основных карточных каталогов библиотеки (генерального алфавитного, читательского алфавитного, систематического);

  • электронного каталога.

2.9.2.Осуществляют учет и обработку документов, принятых от читателей взамен утерянных.

2.9.3.Распределяют по фондам документы, полученные от читателей взамен утерянных, в соответствии с принятым в библиотеке порядком распределения документов.

2.10.Сотрудники соответствующего отдела обслуживания (книгохранения) после получения из отдела комплектования и каталогизации фондов списка документов, списанных из фонда отдела, исключают утерянные читателями документы из:


  • книг суммарного учета отдела;

  • каталогов на подсобные фонды отдела.

2.11.Сотрудники отдела книгохранения после получения из отдела комплектования и каталогизации фондов формуляров на списанные документы, исключают утерянные читателями документы из:

  • центрального алфавитного каталога библиотеки;

  • топографического каталога на подсобные фонды.




  1. Правила оформления «ТЕТРАДИ учета документов,
    принятых от читателей взамен утерянных»


3.1.«Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» ведется в каждом структурном подразделении библиотеки, обслуживающем читателей, отделе книгохранения и имеет следующие графы:

п/п

Дата

Ф.И.О.

читательского формуляра

Сведения об утерянных документах

Сведения о принятых документах

инвентарный номер

автор и название

цена

цена на момент замены

отдел

автор и название

цена на момент замены

подпись читателя

подпись библиотекаря

3.2.На обложке указываются следующие сведения:



  • Название библиотеки - Фундаментальная библиотека БГУ.

  • Название отдела фондодержателя.

  • Номер дела в «Номенклатуре дел библиотеки» - Дело № 5506-54

  • Номер «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных».

  • Срок начала ведения «Тетради» - Начата « . . » …………. 20 . . г.

  • Срок хранения – Постоянно.

3.3.Каждая запись в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» получает отдельный порядковый номер.

3.4.Нумерация в каждой тетради начинается заново.

3.5.После оформления «Акта на замену документов, утерянных читателями» в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» сотрудником отдела комплектования и каталогизации фондов подбивается черта и производится запись «с №___по № ___ Акт № ___».


  1. ПОРЯДОК ОПРЕДЕЛЕНИЯ СТОИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ,
УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ

4.1.Переоценка утерянных документов осуществляется в период их замены по ценам, которые сложились на момент замены.

4.2.При переоценке утерянных документов учитывается год их поступления в фонд


и цена, по которой они были приобретены.

4.2.1.Первоначальная стоимость и год поступления документов устанавливается


по записям в инвентарных книгах библиотеки.

4.3.Стоимость утерянных документов определяется в соответствии с индексом потребительских цен на товары и платные услуги населению, установленного Министерством статистики и анализа Республики Беларусь на момент осуществления замены.

4.3.1.Стоимость документа определяется путем умножения цены документа в момент его приобретения на коэффициент перерасчета цен соответствующего года
(года приобретения документа) с округлением до десяти рублей (См. Приложение 2).

4.3.1.1.Коэффициент перерасчета цен (см. Приложение 3) ежемесячно рассчитывают сотрудники научно-методического отдела библиотеки и рассылают его по электронной почте во все структурные подразделения библиотеки, осуществляющие замену утерянных читателями документов.

4.3.1.2.Коэффициент перерасчета цен вычисляется исходя из индекса потребительских цен на товары и платные услуги населению за отчетный месяц по отношению к декабрю 1990 года, публикуемого ежемесячно на web-сайте Министерства статистики и анализа Республики Беларусь (http://belstat.gov.by/) в соответствии со Специальным стандартом распространения данных Международного Валютного Фонда.

4.4.Стоимость утерянных редких изданий определяется фондовой комиссией библиотеки.




  1. Правила оформления акта на замену документов,

утерянных читателями

5.1.Акт составляется в трех экземплярах: для Главного управления планирования, бухгалтерского учета и финансов БГУ, для отдела комплектования и каталогизации фондов, для подразделения, готовящего акт.

5.2.При утере документов длительного срока хранения (т.е. взятых на баланс) к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами.

5.2.1.Вверху списка необходимо указывать: «Список к акту № _____», в конце списка обязательно должны быть проставлены подписи членов фондовой комиссии.

5.2.2.Список должен формироваться по возрастанию инвентарных номеров книг и порядковых номеров учетных карточек.

5.2.3.Количество экземпляров, включаемых в списки, не должно превышать 300 экземпляров.

5.3.При утере документов временного срока хранения список не составляется, к акту прилагаются книжные формуляры, которые располагаются по фамилиям авторов или заглавий в алфавитном порядке.

5.4.На формулярах к акту обязательно должен стоять штамп подразделения-фондодержателя, оформившего акт.


Главный библиотекарь

научно-методического отдела Е.Н. Садовская



Приложение 1

УТВЕРЖДАЮ

Директор ФБ БГУ

_________________ П.М.Лапо

«____» ___________ 200___г.



АКТ № ________________

«____» _________ 200___г.


Составлен комиссией в составе: зав. отделом книгохранения _____________________________________________________________________________



фамилия, имя, отчество

зав. отделом комплектования и каталогизации фондов ____________________________



фамилия, имя, отчество

зав. отделом-фондодержателем _______________________________________________



фамилия, имя, отчество

Фундаментальной библиотеки БГУ о том, что ______________________________________



отдел-фондодержатель

осуществил замену документов, утерянных читателями согласно записям


с № ____________ по № ____________ «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» № ________.

Утеряно ____________ экз. книг, в том числе:

_______________ экз. брошюр, _______________ экз. литературы временного хранения


на сумму _________________________________________________________________ руб.

Список утерянных книг прилагается.



Получено книг ____________ экз. на сумму ___________________________________ руб.

Книги записаны в инвентарную книгу с № ________________ по № ________________.

№ суммарного учета _____________________.

Просим оприходовать по бухгалтерии на наш счет разницу в сумме __________________________________________________________ руб.

Литература распределяется:

общественно-политическая ___________ экз.

художественная ___________ экз.

учебная ___________ экз.

научная ___________ экз.

на бел. языке ___________ экз.

на иностранных языках ___________ экз.

Зав. отделом книгохранения ____________________________________________________



подпись, фамилия

Зав. отделом комплектования и каталогизации фондов ______________________________



подпись, фамилия

Зав. отделом-фондодержателем _________________________________________________



подпись, фамилия

Списанная литература исключена:

Из инвентарных книг, учетных карточек ______________________________________



подпись, фамилия

Из книг суммарного учета:



библиотеки ____________________________________________________________

подпись, фамилия

отдела-фондодержателя ________________________________________________

подпись, фамилия

Из каталогов:



основных ______________________________________________________________

подпись, фамилия

электронного __________________________________________________________

подпись, фамилия

подсобных фондов ______________________________________________________

подпись, фамилия

топографического ______________________________________________________

подпись, фамилия

центрального алфавитного ______________________________________________

подпись, фамилия

Приложение 2



ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА СТОИМОСТИ ДОКУМЕНТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОЭФФИЦИЕНТА ПЕРЕРАСЧЕТА ЦЕН

1.Документ приобретен в 1978 году. Цена документа в момент его приобретения – 75 коп.
0,75 х 8 489,24 = 6 366,93  6 370 бел. руб.
2.Документ приобретен в 1985 году. Цена документа в момент его приобретения – 1 р. 40 коп.
1,40 х 8 489,24 = 11884,94  11 890 бел. руб.
3.Документ приобретен в 2000 году. Цена документа в момент его приобретения – 2 200 р.
2 200 х 4,02 = 8 844  8 840 бел. руб.
4.Документ приобретен в 2001 году. Цена документа в момент его приобретения – 6 135 р.
6 135 х 2,44 = 14969,4  14 970 бел. руб.
5.Документ приобретен в 2003 году. Цена документа в момент его приобретения – 27 560 р.
27 500 х 1,33 = 36 654,8  36 650 бел. руб.

Приложение 3



ПРИМЕР ТАБЛИЦЫ КОЭФФИЦИЕНТА ПЕРЕРАСЧЕТА ЦЕН
Коэффициент перерасчета цен. Октябрь 2005 года (с учетом деноминации)

до 31.12.1990

1991

1992

1993

1994

1995

1996

1997

1998

1999

2000

2001

2002

2003

2004

2005

8489,24

495,46

56,22

7,07

0,29

0,19

0,12

0,07

0,05

0,01

4,02

2,44

1,70

1,33

1,12

1,02


Стоимость документа определяется путем умножения

цены документа в момент его приобретения на коэффициент перерасчета цен соответствующего года (года приобретения документа)

1 Перед составлением акта на замену документов, утерянных читателями, необходимо проверить их по инвентарной книге.

2 Копии в переплете не являются идентичными изданиями.



страница 1

Смотрите также:
Прокопчик
37,03kb. 1 стр.