страница 1
БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ФУНДАМЕНТАЛЬНАЯ БИБЛИОТЕКА
УТВЕРЖДАЮ
Директор Фундаментальной библиотеки БГУ
____________________________ П. М. Лапо
“16 ” декабря 2005 г.
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ЗАМЕНЫ УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ФОНДА
ФУНДАМЕНТАЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКИ БГУ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая Инструкция предназначена сотрудникам структурных подразделений Фундаментальной библиотеки Белорусского государственного университета (далее – библиотека), которые оформляют замену утерянных читателями документов.
1.2.Настоящая Инструкция разработана с целью обеспечения сохранности библиотечного фонда в ходе его использования. Инструкция определяет порядок замены утерянных читателями документов из библиотечного фонда и обязанности сотрудников библиотеки, участвующих в этих процессах.
1.3.Ответственными за своевременность, полноту и правильность оформления замены утерянных читателями документов являются руководители отделов обслуживания, книгохранения, комплектования и каталогизации фондов.
1.4.Настоящая Инструкция разработана в соответствии со следующими документами:
1.4.1.Законом Республики Беларусь «О библиотечном деле в Республике Беларусь» от 22.03.1995 № 3680-ХІІ (в редакции закона Республики Беларусь от 11.11.2002 № 147-3);
1.4.2.«Інструкцыяй па ўліку і захаванасці бібліятэчных фондаў у Рэспубліцы Беларусь”, зацверджанай загадам Міністэрства культуры Рэспублікі Беларусь ад 28.08.1998
№ 300 (у рэдакцыі пастановы Міністэрства культуры Рэспублікі Беларусь ад 2.10.2001 № 14);
1.4.3.«Инструкцией о порядке определения размера причиненного государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь от 24.03.2003 № 39/69;
1.4.4.«Инструкцией по бухгалтерскому учету основных средств организациями, финансируемыми из бюджета», утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 20.12.2001 № 125;
1.4.5.«Правилами пользования Фундаментальной библиотекой Белорусского государственного университета», утвержденными приказом ректора БГУ
от 8.09.2004 № 304-ОД;
1.4.6.«Положением о фондовой комиссии Фундаментальной библиотеки БГУ», утвержденным приказом ректора БГУ от 26.09.2003 № 330-ОД
1.4.7.«Методическими рекомендациями по работе с актами в подразделениях Фундаментальной библиотеки БГУ», утвержденными на заседании фондовой комиссии ФБ БГУ протоколом от 27.04.2004 № 1.
2.ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ЗАМЕНЫ
УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ ДОКУМЕНТОВ
2.1.Оформление замены утерянных читателями документов осуществляет заведующий отделом обслуживания (книгохранения).
-
В случае утери читателем документа из фонда библиотеки заведующий соответствующим отделом обслуживания (книгохранения) проверяет наличие документа на полке, в читательском алфавитном каталоге соответствующего отдела обслуживания или в индикаторе выданных документов (в отделе книгохранения), в инвентарной книге1.
2.2.1.Если документ стоит на полке, выдан другому читателю, ранее списан, сотрудник соответствующего отдела обслуживания (книгохранения) исключает из читательского формуляра сведения о читательской задолженности.
2.2.2.В случае утери издания сотрудник соответствующего отдела обслуживания (книгохранения) решает вопрос о возмещении утерянного документа.
2.3.Утерянные документы заменяют такими же документами или их копиями в переплете, или другими документами, признанными библиотекой равноценными.
2.4.Замену утерянных документов необходимо производить в эквиваленте 1:1, т.е. один утерянный документ заменяется равнозначным (одним) документом. Замена одного документа двумя допускается в исключительных случаях.
2.5.Заведующий отделом обслуживания (книгохранения):
2.5.1.Принимает у читателя документ для замены.
2.5.2.В присутствии читателя проставляет на документ штемпель библиотеки.
2.5.3.На последней странице принятого у читателя документа карандашом проставляет его цену.
2.5.4.Заполняет «Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных», аннулирует читательскую задолженность.
2.6.Идентичные издания2 заменяются без оформления в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных». На принятом документе проставляется инвентарный номер утерянного документа, штемпель библиотеки, цена и шифр документа, оформляется книжный формуляр.
2.7.В целях уменьшения количества утерянных читателями документов после оформления замены в читательский формуляр вносится запись с указанием даты замены и количества утерянных документов.
2.8.Заведующий подразделением обслуживания (книгохранения) передает
в отдел комплектования и каталогизации фондов:
2.8.1.Утвержденный директором библиотеки «Акт на замену документов, утерянных читателями» (см. п.5 Инструкции и Приложение 1).
2.8.2.Книжные формуляры утерянных документов.
2.8.3.«Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» соответствующего подразделения обслуживания (книгохранения).
2.8.4.Документы, полученные от читателей взамен утерянных.
2.9.Сотрудники отдела комплектования и каталогизации фондов:
2.9.1.Исключают утерянные читателями документы из:
-
инвентарных книг;
-
учетных карточек;
-
книг суммарного учета библиотеки;
-
основных карточных каталогов библиотеки (генерального алфавитного, читательского алфавитного, систематического);
-
электронного каталога.
2.9.2.Осуществляют учет и обработку документов, принятых от читателей взамен утерянных.
2.9.3.Распределяют по фондам документы, полученные от читателей взамен утерянных, в соответствии с принятым в библиотеке порядком распределения документов.
2.10.Сотрудники соответствующего отдела обслуживания (книгохранения) после получения из отдела комплектования и каталогизации фондов списка документов, списанных из фонда отдела, исключают утерянные читателями документы из:
-
книг суммарного учета отдела;
-
каталогов на подсобные фонды отдела.
2.11.Сотрудники отдела книгохранения после получения из отдела комплектования и каталогизации фондов формуляров на списанные документы, исключают утерянные читателями документы из:
-
центрального алфавитного каталога библиотеки;
-
топографического каталога на подсобные фонды.
-
Правила оформления «ТЕТРАДИ учета документов,
принятых от читателей взамен утерянных»
3.1.«Тетрадь учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» ведется в каждом структурном подразделении библиотеки, обслуживающем читателей, отделе книгохранения и имеет следующие графы:
№ п/п
|
Дата
|
Ф.И.О.
|
№ читательского формуляра
|
Сведения об утерянных документах
|
Сведения о принятых документах
|
инвентарный номер
|
автор и название
|
цена
|
цена на момент замены
|
отдел
|
автор и название
|
цена на момент замены
|
подпись читателя
|
подпись библиотекаря
|
3.2.На обложке указываются следующие сведения:
-
Название библиотеки - Фундаментальная библиотека БГУ.
-
Название отдела фондодержателя.
-
Номер дела в «Номенклатуре дел библиотеки» - Дело № 5506-54
-
Номер «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных».
-
Срок начала ведения «Тетради» - Начата « . . » …………. 20 . . г.
-
Срок хранения – Постоянно.
3.3.Каждая запись в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» получает отдельный порядковый номер.
3.4.Нумерация в каждой тетради начинается заново.
3.5.После оформления «Акта на замену документов, утерянных читателями» в «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» сотрудником отдела комплектования и каталогизации фондов подбивается черта и производится запись «с №___по № ___ Акт № ___».
-
ПОРЯДОК ОПРЕДЕЛЕНИЯ СТОИМОСТИ ДОКУМЕНТОВ,
УТЕРЯННЫХ ЧИТАТЕЛЯМИ
4.1.Переоценка утерянных документов осуществляется в период их замены по ценам, которые сложились на момент замены.
4.2.При переоценке утерянных документов учитывается год их поступления в фонд
и цена, по которой они были приобретены.
4.2.1.Первоначальная стоимость и год поступления документов устанавливается
по записям в инвентарных книгах библиотеки.
4.3.Стоимость утерянных документов определяется в соответствии с индексом потребительских цен на товары и платные услуги населению, установленного Министерством статистики и анализа Республики Беларусь на момент осуществления замены.
4.3.1.Стоимость документа определяется путем умножения цены документа в момент его приобретения на коэффициент перерасчета цен соответствующего года
(года приобретения документа) с округлением до десяти рублей (См. Приложение 2).
4.3.1.1.Коэффициент перерасчета цен (см. Приложение 3) ежемесячно рассчитывают сотрудники научно-методического отдела библиотеки и рассылают его по электронной почте во все структурные подразделения библиотеки, осуществляющие замену утерянных читателями документов.
4.3.1.2.Коэффициент перерасчета цен вычисляется исходя из индекса потребительских цен на товары и платные услуги населению за отчетный месяц по отношению к декабрю 1990 года, публикуемого ежемесячно на web-сайте Министерства статистики и анализа Республики Беларусь (http://belstat.gov.by/) в соответствии со Специальным стандартом распространения данных Международного Валютного Фонда.
4.4.Стоимость утерянных редких изданий определяется фондовой комиссией библиотеки.
-
Правила оформления акта на замену документов,
утерянных читателями
5.1.Акт составляется в трех экземплярах: для Главного управления планирования, бухгалтерского учета и финансов БГУ, для отдела комплектования и каталогизации фондов, для подразделения, готовящего акт.
5.2.При утере документов длительного срока хранения (т.е. взятых на баланс) к акту прилагается список, который не может быть заменен книжными формулярами.
5.2.1.Вверху списка необходимо указывать: «Список к акту № _____», в конце списка обязательно должны быть проставлены подписи членов фондовой комиссии.
5.2.2.Список должен формироваться по возрастанию инвентарных номеров книг и порядковых номеров учетных карточек.
5.2.3.Количество экземпляров, включаемых в списки, не должно превышать 300 экземпляров.
5.3.При утере документов временного срока хранения список не составляется, к акту прилагаются книжные формуляры, которые располагаются по фамилиям авторов или заглавий в алфавитном порядке.
5.4.На формулярах к акту обязательно должен стоять штамп подразделения-фондодержателя, оформившего акт.
Главный библиотекарь
научно-методического отдела Е.Н. Садовская
Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ
Директор ФБ БГУ
_________________ П.М.Лапо
«____» ___________ 200___г.
АКТ № ________________
«____» _________ 200___г.
Составлен комиссией в составе: зав. отделом книгохранения _____________________________________________________________________________
фамилия, имя, отчество
зав. отделом комплектования и каталогизации фондов ____________________________
фамилия, имя, отчество
зав. отделом-фондодержателем _______________________________________________
фамилия, имя, отчество
Фундаментальной библиотеки БГУ о том, что ______________________________________
отдел-фондодержатель
осуществил замену документов, утерянных читателями согласно записям
с № ____________ по № ____________ «Тетради учета документов, принятых от читателей взамен утерянных» № ________.
Утеряно ____________ экз. книг, в том числе:
_______________ экз. брошюр, _______________ экз. литературы временного хранения
на сумму _________________________________________________________________ руб.
Список утерянных книг прилагается.
Получено книг ____________ экз. на сумму ___________________________________ руб.
Книги записаны в инвентарную книгу с № ________________ по № ________________.
№ суммарного учета _____________________.
Просим оприходовать по бухгалтерии на наш счет разницу в сумме __________________________________________________________ руб.
Литература распределяется:
общественно-политическая ___________ экз.
художественная ___________ экз.
учебная ___________ экз.
научная ___________ экз.
на бел. языке ___________ экз.
на иностранных языках ___________ экз.
Зав. отделом книгохранения ____________________________________________________
подпись, фамилия
Зав. отделом комплектования и каталогизации фондов ______________________________
подпись, фамилия
Зав. отделом-фондодержателем _________________________________________________
подпись, фамилия
Списанная литература исключена:
Из инвентарных книг, учетных карточек ______________________________________
подпись, фамилия
Из книг суммарного учета:
библиотеки ____________________________________________________________
подпись, фамилия
отдела-фондодержателя ________________________________________________
подпись, фамилия
Из каталогов:
основных ______________________________________________________________
подпись, фамилия
электронного __________________________________________________________
подпись, фамилия
подсобных фондов ______________________________________________________
подпись, фамилия
топографического ______________________________________________________
подпись, фамилия
центрального алфавитного ______________________________________________
подпись, фамилия
Приложение 2
ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА СТОИМОСТИ ДОКУМЕНТА
С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ КОЭФФИЦИЕНТА ПЕРЕРАСЧЕТА ЦЕН
1.Документ приобретен в 1978 году. Цена документа в момент его приобретения – 75 коп.
0,75 х 8 489,24 = 6 366,93 6 370 бел. руб.
2.Документ приобретен в 1985 году. Цена документа в момент его приобретения – 1 р. 40 коп.
1,40 х 8 489,24 = 11884,94 11 890 бел. руб.
3.Документ приобретен в 2000 году. Цена документа в момент его приобретения – 2 200 р.
2 200 х 4,02 = 8 844 8 840 бел. руб.
4.Документ приобретен в 2001 году. Цена документа в момент его приобретения – 6 135 р.
6 135 х 2,44 = 14969,4 14 970 бел. руб.
5.Документ приобретен в 2003 году. Цена документа в момент его приобретения – 27 560 р.
27 500 х 1,33 = 36 654,8 36 650 бел. руб.
Приложение 3
ПРИМЕР ТАБЛИЦЫ КОЭФФИЦИЕНТА ПЕРЕРАСЧЕТА ЦЕН
Коэффициент перерасчета цен. Октябрь 2005 года (с учетом деноминации)
до 31.12.1990
|
1991
|
1992
|
1993
|
1994
|
1995
|
1996
|
1997
|
1998
|
1999
|
2000
|
2001
|
2002
|
2003
|
2004
|
2005
|
8489,24
|
495,46
|
56,22
|
7,07
|
0,29
|
0,19
|
0,12
|
0,07
|
0,05
|
0,01
|
4,02
|
2,44
|
1,70
|
1,33
|
1,12
|
1,02
|
Стоимость документа определяется путем умножения
цены документа в момент его приобретения на коэффициент перерасчета цен соответствующего года (года приобретения документа)
страница 1
|