КОМПЬЮТЕРНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

10 - 11 класс

В современном обществе решение возникающих проблем организации делопроизводства возможно только за счет активного использования новых информационных технологий на базе персональных компьютеров и компьютерных сетей.

Любой сотрудник, работающий в системе делопроизводства, должен овладеть необходимым программным инструментарием для обработки документов на компьютере. От его знаний и умения работать на компьютере будет во многом зависеть его карьера и успех в деловом мире.

Элективный курс «Компьютерное делопроизводство» необходим тем, кто хочет работать секретарем или секретарем-референтом, но плохо представляет себе эту область деятельности; он будет полезен будущим студентам, чья дальнейшая деятельность будет протекать в офисе: менеджерам, экономистам, административным работникам, специалистам, юристам; а также тем, у кого есть желание научиться работать на компьютере.

Вопросы делопроизводства достаточно широко освещены в печати. Но, к сожалению, если вы захотите познакомиться с современным делопроизводством, которое основано на знании компьютерных технологий общего назначения, вы не найдете учебника по делопроизводству в современном офисе на базе компьютерной технологии. Поэтому курс «Компьютерное делопроизводство», который позволяет учащимся не только сформировать комплекс умений работать на компьютере, но и получить знания основ российского делопроизводства, будет востребован старшеклассниками, выбравшими социально-экономический или гуманитарный профиль обучения. Курс рассчитан на 17 аудиторных часов.

Предлагаемый элективный курс призван помочь учащимся овладеть необходимым инструментарием компьютерных технологий для эффективной работы с документами. Данный курс является интегрированным и позволяет получить всю информацию, необходимую для успешного ведения современного компьютерного делопроизводства с использованием возможностей текстового редактора WORD, т. е. обеспечить учащимся:

• 
  представление о современных подходах к организации делопроизводства;
  
• 
  знакомство с различного рода документами и с тем, где и когда тот или иной документ надо использовать;
  
• 
  научиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами;
  
• 
  освоить наиболее распространенные программные продукты общего назначения, используемые для обеспечения компьютерного документооборота;
  
• 
  освоить современные способы пересылки информации и оперативного реагирования на сообщения;
  
• 
  знание теории основ делопроизводства;
  
• 
  умение подготовить на компьютере документы, отвечающие современным требованиям и установленным нормативным актам;
  
• 
  умение организовывать свое рабочее место и деятельность в соответствии с требованиями современного делопроизводства;
  
• 
  умение оперативно работать с информацией.
  

Для расширения представления учащихся об организации документооборота внутри предприятия и технической базе делопроизводства организуются экскурсии на предприятия города.

Отбор методов обучения обусловлен необходимостью формирования информационной и коммуникативной компетентностей старшеклассников.

Занятия имеют две части: лекционную и практическую. Важной составляющей каждого урока является творческая самостоятельная (индивидуальная и коллективная) работа учащихся. Основной тип занятий —комбинированный. Основная цель практического раздела программы — формирование у учащихся умений, связанных с использованием полученных знаний, закрепление и совершенствование практических навыков по созданию деловых бумаг.

При организации занятий целесообразно создать ситуацию, в которой каждый ученик мог выполнить индивидуальную работу и принять участие в работе группы.

Содержание курса предполагает работу с разными источниками информации. Программа курса обеспечивается учебным пособием для учеников, методическими рекомендациями для учителя, а также компьютерами, компьютерными программами, ГОСТами, обозначенными в программе курса. В качестве дополнительных источников информации по курсу рекомендуются справочники, а также разделы «Справка» в изучаемых компьютерных программах.

Для контроля знаний используется рейтинговая система. Усвоение теоретической части проверяется с помощью тестов. Каждое практическое занятие оценивается определенным количеством баллов.

Итоговая оценка выставляется по сумме баллов за все тесты и практические занятия по следующей схеме:

«2» — менее 40% от общей суммы баллов;

«3» — от 40 до 59% от общей суммы баллов;

«4» — от 60 до 74% от общей суммы баллов;

«4» — от 75 до 100% от общей суммы баллов.

Эффективное поведение делопроизводителя имитируется в деловой игре, которая используется для решения задачи усвоения и закрепления изученного материала, развития творческих способностей, а также дает возможность учащимся применить изученное в созданной учебной ситуации.

Навыки, приобретенные в этом курсе, могут рассматриваться как один из промежуточных этапов профессионального взаимодействия в любой сфере деятельности, в том числе и выбранной профессиональной. Знание форм и методов оформления, структуры и назначения основных видов деловых документов, умение правильно их составлять и оформлять с помощью компьютера позволит учащимся в будущем быстрее адаптироваться в условиях реальной деловой деятельности.

• 
  назначение делопроизводства и его основные задачи;
  
• 
  классификацию документов;
  
• 
  понятие стандарта;
  
• 
  форматы бумаги и поле в документах;
  
• 
  структурную типовую организацию;
  
• 
  понятие информационного потока и роль в нем документа;
  
• 
  понятие бланка и реквизита;
  
• 
  обязательные реквизиты на бланке;
  
• 
  схему расположения реквизитов на бланке;
  
• 
  типы бланков;
  
• 
  технологию создания бланков;
  
• 
  понятие шаблона, формы, трафаретного письма;
  
• 
  технологию создания формы.
  

• 
  правильно располагать реквизиты при форматировании бланка;
  
• 
  создавать различные типы бланков;
  
• 
  использовать при создании документов шаблоны;
  
• 
  создавать шаблоны;
  
• 
  использовать стандартные фразы делового письма;
  
• 
  составить письмо в деловом стиле;
  
• 
  создавать документы при помощи Мастера;
  
• 
  оформлять информационный стенд;
  
• 
  создавать наклейки и конверты;
  
• 
  оформление доклада;
  
• 
  создавать приказы;
  
• 
  оформлять протоколы.
  

Данная тема знакомит с историей делопроизводства, задачами, которые эта сфера деятельности решает; в ней также рассматриваются основные категории работников этой сферы и их функции; а также посвящена знакомству с технической базой делопроизводства, с тем каким должно быть рабочее место секретаря, приведена классификация и общая характеристика средств организационной техники, средств связи и средств тиражирования.

История развития делопроизводства в России. Информационные связи предприятия. Документооборот. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы. Персонал, занимающийся делопроизводством на предприятии. Рабочее место секретаря. Эргономика и организация труда. Компьютеризированное рабочее место секретаря. Санитарно-гигиенические нормы для работников офиса. Классификация средств организационной техники. Классификация средств связи. Классификация средств тиражирования. Средства копирования и размножения документов. Дополнительные средства подготовки документов.

Эта тема содержит общие сведения о документах и их классификацию; рассматриваются правила оформления документов, деловой язык документов, правовая охрана, нормативная база. Содержание темы:

Нормативная база делопроизводства: законодательные и правовые акты РФ, Государственные стандарты на документацию, нормативные документы, классификаторы, Государственная система документационного обеспечения управления. Классификация документов: общее представление и признаки классификации, виды классификации. Бумажные и электронные документы. Трафаретные документы. Правила составления документов: установка формата бумаги и размеров полей; основные реквизиты документа; обязательные реквизиты документа. Язык документов: деловая переписка, язык управленческих документов. Правовая охрана документов.

Практическая деятельность учащихся:

индивидуальная: подготовка текста и формы трафарета письма-претензии на некачественную услугу; изменение приложенного текста с целью придания ему официально-делового стиля;

работа в группе: составление документов, отражающих переписку руководителя с учреждением-партнером (на выбор учащегося).
Тема 3. Внутренние и внешние документы управления. Документы по личному составу (2 часа)

Данная тема знакомит с правилами оформления разнообразных документов: приказов, протоколов, актов, докладных записок, справок, писем и некоторых других документов.

Приказы. Протоколы и решения. Акты. Докладные записки. Справки. Письма и факсы. Телефонограммы. Резюме. Заявление. Другие документы по личному составу.

индивидуальная: составление докладной записки директору предприятия с предложениями улучшения условий труда;

практикум: составление протокола собрания членов организации (по выбору учащегося); составление прайс-листа.
Тема 4. Организация документооборота (1 часа)

Данная тема отражает современное представление об организации документооборота при обработке и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

Представление о документообороте. Обработка входящих документов. Обработка исходящих и внутренних документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Номенклатура дел.

Эта тема посвящена созданию разнообразных документов в соответствии с существующему стандартами и рекомендациями в текстовом редакторе Word.

Оформление личных документов: оформление объяснительной записки, оформление резюме с помощью Мастера резюме, оформление справки. Создание бланка предприятия с эмблемой: создание эмблемы, создание варианта эмблемы с расшифровкой абривиатуры, создание шаблона бланка предприятия, пробное использование бланка. Способы оформления писем. Оформление информационного стенда. Подготовка конвертов и наклеек. Оформление доклада. Создание приказов. Создание протоколов, выписок из протоколов и решений.

индивидуальная: создание личной эмблемы-знака; подготовка календаря для своего рабочего места; создание адресной наклейки; оформление проекта приказа; создание выписок на основе созданных протоколов; создание собственной визитной карточки; создание открытки-приглашения на презентацию фирмы;

практикум: создание письма-просьбы; составление резюме о себе; составление факса о выполненных работах, создание на бланке предприятия благодарности сотруднику за добросовестный труд в связи с 50-летием; создание на бланке предприятия поздравления сотрудникам по поводу юбилея предприятия;

работа в группе: оформление информационного стенда по изучаемому предмету.

В деловой игре имитируется деятельность каких-либо организаций или предприятий (по выбору учащихся), а также деятельность делопроизводителя – тактика его поведения. В соответствии с разработанным сценарием игры учащиеся самостоятельно организуют группы (предприятия) и распределяют роли сотрудников предприятия. В процессе игры организуется деловая переписка между группами учащихся, представляющими различные предприятия, фирмы, органы управления (глава города, депутат Городской Думы, инспекции, контролирующие органы и т. п.).

1. 
   Андреева В. И. Делопроизводство: Практическое пособия с образцами документов, 6-е изд.,
   испр. и доп. М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.
   
2. 
   Андреева В. И. Образцы документов по делопроизводству. М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1998.
   
3. 
   Журнал «Секретарское дело»
   
4. 
   Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 3-е изд., испр. И доп. М.: ИНФРА-М, Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.
   
5. 
   Колтунова М. В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. Акад. нар. хоз-ва при правительстве РФ. М.: Дело, 1999.
   
6. 
   Кузнецова С. Л. Делопроизводство на компьютере (компьютерные технологии в делопроизводстве). М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.
   
7. 
   Кузнецова Т. В. Секретарское дело. М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999.
   
8. 
   Куперштейн В. И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. СПб., БХВ, 1999.
   
9. 
   Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998.
   
10. 
    Оформление документов: Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. М.: Научная книга, 1998.
    
11. 
    Полянских Н. А. Требования и рекомендации к оформлению документов (новый ГОСТ Р 6.30-97). 4.1. М.: ЭКМОС, 1999.
    
12. 
    Постановление Госстандарта № 9 от 21.01.2000 «Изменения к ГОСТ Р 6.30-97»// Делопроизводство. 2000. № 1.
    
13. 
    Стенюков М. В. Образцы документов по делопроизводству. 3-е перераб. Изд., М.: ПРИОР, 1999.
    
14. 
    Стенюков М. В. Секретарское дело. М.: ПРИОР, 2000.
    
15. 
    Стенюков М. В. Справочник по делопроизводству. М.: ПРИОР, 1999.
    
16. 
    http://dogovorlibrary.by.ru/index.htm - коллекция типовых договоров, образцов заявлений,
    исков, бланков
    
17. 
    www.directum.ru/339256.shtml - электронное делопроизводство и канцелярия
    
18. 
    www.directum.ru/340614.shtml - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.
    Термины и определения.
    
19. 
    www.dis.ru/slovar/deloproizvodstvo- словарь по разделу «Делопроизводство»
    
20. 
    www.hrm.ru/db/hrm/94BA941BD8FB5A55C32569BC005C96AA/category.html - статьи по делопроизводству
    
21. 
    www.iparegistr.com/sekretdelo.php - журнал «Секретарское дело»
    
22. 
    www.microsoft.com/rus/government/docflow - электронный документооборот и делопроизводство. Решения Microsoft в области документооборота для российских органов государственной власти и местного самоуправления
    
23. 
    www.mifi.ru/buchuchet-workmaking-lesson-l .htm - оформление служебных писем
    
24. 
    www.opb.ru/deloproizvodstvo.html - делопроизводство в организации
    
25. 
    www.siora.ru/regulation/87.asp - образцы должностных инструкций
    
26. 
    www.tomsk.fio.ru/works/groupl0/lasarenko/Norm_doc/ttgdt/Rekomend/P630-97.htm
    унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов
    

1. 
   Васильева И. Н. Делопроизводство на компьютере. М.: Стрикс, ПРИОР, 1999
   
2. 
   Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере/ Под ред. Проф. Н. В. Макаровой. 4-е перераб. изд. М.: Финансы и статистика, 2001.
   
3. 
   Информатика: Учебник/ Под ред. Проф. Н. В. Макаровой. 4-е перераб. изд. М.: Финансы и статистика, 2001.
   
4. 
   Макарова Н. В., Николайчук Г. С, Титова Ю. Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный
   курс. — СПб.: Питер, 2003.¹
   
5. 
   Оформление документов: Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. М.:
   Научная книга, 1998.
   
6. 
   Полянских Н. А. Требования и рекомендации к оформлению документов (новый ГОСТ Р
   6.30-97). 4.1. М.: ЭКМОС, 1999.
   
7. 
   Постановление Госстандарта № 9 от 21.01.2000 «Изменения к ГОСТ Р 6.30-97»//
   Делопроизводство. 2000. № 1.
   
8. 
   http://dogovorlibrary.by.ru/index.htm - коллекция типовых договоров, образцов заявлений,
   исков, бланков
   
9. 
   www.directum.ru/340614.shtml - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.
   Термины и определения.
   
10. 
    www.iparegistr.com/sekretdelo.php - журнал «Секретарское дело»
    
11. 
    www.mifi.ru/buchuchet-workmaking-lesson-l .htm - оформление служебных писем