страница 1 страница 2
Форма акта о миграции и перезаписи документов
на электронных носителях
Официальное наименование УТВЕРЖДАЮ
вышестоящего органа
Официальное наименование Наименование должности
организации руководителя организации
_______________Расшифровка
( личная подпись) подписи
Дата
АКТ № ______
Место составления
о миграции и перезаписи документов на
электронных носителях архивного фонда № ____
Сводная опись дел №________
|
Единица учета № ________
|
1
|
2
|
|
|
Характеристика документов на электронном носителе до перезаписи/миграции:
Формат_______Объем (Мбайтах) _______ Количество и №№ единиц хранения_______.
Характеристика документов на электронном носителе после перезаписи/миграции:
Формат _______Объем (Мбайтах)_______Количество и №№ единиц хранения _______.
Работу выполнили:
Наименование должностей_____________________Рсшифровка
(личная подпись) подписи
Работу принял(а):
Руководитель ведомственного
архива ____________Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Изменения в учетные документы внесены.
Наименование должности
лица, внесшего изменения _______________Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
Приложение 8
Форма листа архивного фонда
Архивный фонд №_____
Местонахождение архивного фонда Дата первого поступления доку-
(наименование организации, где хранится ментов архивного фонда.
архивный фонд)
Крайние даты архивного фонда
|
Название архивного фонда
|
1
|
2
|
|
|
1 Учет неописанных документов
Дата
записи
|
Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы
|
Поступили
|
Выбыли
|
Наличие (остаток)
|
Количество дел, документов, листов
|
Крайние даты документов, листов
|
Количество дел, документов, листов
|
Крайние даты документов, листов
|
Всего дел, документов, листов
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
2 Учет описанных документов
Дата записи
|
Номер сводной описи дел
|
Крайние даты дел сводной описи дел
|
Название сводной описи дел
|
Поступило дел
|
Выбыло
|
Наличие (остаток)
|
Примечание
|
Дел
|
Основание выбытия (наименование, дата и № документа)
|
В том числе, по утвержденным сводным описям дел
|
Единиц хранения
|
В том числе
|
Постоянного хранения
|
По личному составу
|
Дел
|
Крайние даты
|
Дел
|
Крайние даты
|
Из них по сводным описям дел
|
Дел
|
Крайние даты
|
Дел
|
Крайние даты
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Приложение 9
Форма книги учета поступления и выбытия документов.
№№ п/п
|
Дата поступления или выбытия документа.
|
Наименования организации (структурного подразделения, должностного лица, архива), от которой поступили или выбыли документы.
|
Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы.
|
Название и номер архивного фонда, описи поступивших или выбывших документов.
|
Крайние даты поступивших или выбывших документов.
|
Поступление описанных документов
|
Выбытие описанных документов
|
Неописанных дел, документов, листов.
|
примечание
|
Количество дел
|
Количество дел
|
Постоянного хранения
|
Временного (свыше 10 лет)
|
По личному составу
|
Постоянного хранения
|
Временного (свыше 10 лет)
|
По личному составу
|
поступило
|
выбыло
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
Итого в_______ году поступило___________________ единиц хранения, в том числе
(цифрами и прописью)
(показываются раздельно итоговые данные по графам 7, 8, 9, 13 книги);
выбыло___________________ единиц учета ( + документов, листов), в том числе:
(цифрами и прописью)
(показываются раздельно итоговые данные по графам 10, 11, 12, 14 книги).
Наименование должности работника, Расшифровка
составившего итоговую годовую запись______________ подписи
(личная подпись)
Руководитель ведомственного архива_________________ Расшифровка
( личная подпись) подписи
Дата
Приложение 10
Форма описи особо ценных документов
УТВЕРЖДЕНА УТВЕРЖДАЮ
Протоколом ЭПК уполномоченного Наименование должности
органа руководителя организации
от «___» _________ _____года № __ ______________Расшифровка
(личная подпись) подписи
Дата
№№
п/п
|
№ архивного фонда
|
№ сводной описи дел
|
Заголовок дела
( тома, части)
|
Даты дела
(тома, части)
|
Количество листов в деле
(томе, части)
|
№ единицы учета страхового фонда
|
Примечание
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
В данный раздел описи внесено ____________________________ особо ценных дел с № __
(цифрами и прописью)
по № _____, в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:
Из них имеют страховые копии _________________________ дел.
(цифрами и прописью)
Наименование должности Расшифровка
Составителя описи ________________ подписи
(личная подпись)
Дата
ОДОБРЕНА
Протоколом ЦЭК ((ЭК) организации
от «___»_________ ____года № ___
Список используемой литературы.
1 Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003г. № 93.
2 Основные правила работы ведомственных архивов. Москва, 1987г.
3 Основные правила работы государственных архивов СССР. Москва, 1984г.
4 Теория и практика архивного дела в СССР. Москва, 1966г.
5 Методические рекомендации по проверке наличия и состояния документов на бумажной основе. Усть-Каменогорск, 2002г.
страница 1 страница 2
|