Восточно-Казахстанской области

Учет, проверка наличия и состояния документов в ведомственных архивах

Лекция для повышения квалификации работников ведомственных архивов

Архивист государственного архива

ОДОБРЕНО

Восточно-Казахстанской области

от «____» _____________ 2004г. №____

г.Усть-Каменогорск

.

ОГЛАВЛЕНИЕ

1 Общие положения

2 Общие требования к учету документов в ведомственном архиве

3 Состав учетных документов ведомственного архива

4 Выявление и учет особо ценных документов

5 Проверка наличия и состояния дел

6 Контроль за физико-химической сохранностью дел

7 Учет документов государственными архивами

8 Приложения (формы)

9 Список использованной литературы

1 Общие положения

Ведомственный архив организации создается для собирания, временного хранения и использования документов на бумажных и электронных носителях. Ведомственный архив осуществляет свою деятельность в соответствии с Положением о ведомственном архиве, определяющим задачи, функции источников комплектования и состав принимаемых документов. Положение о ведомственном архиве утверждается руководителем организации по согласованию с государственными архивами соответственно зон комплектования. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов», утвержденными приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры Республики Казахстан от 29 декабря 2003г. № 93, одной из главных задач ведомственного архива является обеспечение сохранности и учета документов

Под учетом документальных материалов понимается установление и регистрация данных об их количестве, составе, состоянии и системе хранения, а также закрепление этой системы учетными документами.

Учет документов в ведомственном архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учет документов осуществляется отдельно по каждому архивохранилищу. Учету подлежат все хранящиеся в ведомственном архиве документы, в том числе не внесенные в описи дел, непрофильные, страховые копии особо ценных документов, копии фонда пользования. Порядок доступа к учетным документам, а также к учетным базам данных определяется приказом (распоряжением) руководителя организации. В ведомственном архиве учет документов ведется по фондам, коллекциям, единицам хранения (делам). Учетные документы оформляются по установленным формам и предназначены для фиксирования поступления, выбытия, количества, состава, состояния архивных документов в единицах учета. Основными единицами учета документов являются архивный фонд и единица хранения. Единицам хранения присваиваются номера. За единицу учета документов на электронных носителях принимается единица хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект и сопроводительная документация к ней.. Все учетные документы централизованного учета в ведомственном архиве должны быть сосредоточенны у лица, ответственного за ведение этого учета, а учетные документы хранилищ – соответственно у лиц, несущих ответственность за учет документов в хранилищах. Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

3 Состав учетных документов ведомственного архива.

Основанием каждой записи в учетных документах при поступлении дел является годовая опись дел структурного подразделения, номенклатура дел организации – источника комплектования ведомственного архива.

Основанием каждой записи в учетных документах при выбытии документов являются акт приема –передачи дел на постоянное хранение в государственный архив (приложение 3 и 4), акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение5) и акт о неисправимых повреждениях дел (приложение 6).

Сведения о каждой единице учета документов на электронных носителях вводятся в базу данных с указанием ее информационного объема в мегабайтах (Мбайт).

Изменение количества единиц хранения и/или информационного объема документов на электронных носителях, произошедших в результате перезаписи на новые носители, вносятся в акт о миграции и перезаписи (приложение 7), в новую итоговую запись к описи дел и лист архивного фонда.

Первичными учетными документами для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу являются описи дел. Учетные номера присваиваются описям дел по листу фонда в валовом порядке. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом самостоятельного номера. Суммарный учет дел осуществляется в соответствии со сведениями итоговой записи к описям. К завершенной описи дел проставляется общая итоговая запись. При выбытии единицы хранения (единицы учета) в графе «Примечание» описи дел ставится отметка «Выбыла» .

Список фондов ведется в ведомственном архиве организации, хранящем документы двух и более архивных фондов. Архивный фонд вносится в список фондов при первом поступлении их документов в ведомственный архив организации. Каждому архивному фонду присваивается очередной номер по списку фондов в хронологической последовательности его поступления. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года. В итоговой записи указывается количество поступивших и выбывших в течение предыдущего года и общее количество хранящихся архивных фондов, а также количество архивных фондов, содержащих особо ценные документы.

Лист архивного фонда составляется на каждый архивный фонд при первом его поступлении. В нем учитывается все поступления и выбытия описанных и неописанных документов. Листы нумеруются и хранятся в папках с клапанами в порядке возрастания номеров архивных фондов. Завершенный в делопроизводстве ведомственного архива лист помещается в дело архивного фонда с указанием даты, должности и подписи работника, ответственного за учет (Приложение 8).

Дело фонда ведется на каждый архивный фонд Дело архивного фонда состоит из исторической справки, листов архивного фонда, завершенных в делопроизводстве, годовых описей дел структурных подразделений организации, описей дел организации, актов передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, актов о неисправимых повреждениях дел, актов проверок наличия и состояния дел. Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда, включаются в дело фонда с отметкой о внесении изменений во все учетные документы ведомственного архива. Акты нумеруются в пределах архивного фонда в валовом порядке в соответствии с их видами. Документы располагаются в хронологической последовательности, нумеруются, их заголовки вносятся во внутреннюю опись дела архивного фонда

Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих, итоговых изменений в составе и объеме архивных фондов и являются основой для составления листов архивных фондов, паспорта ведомственного архива. Учет каждого поступления или выбытия документа ведется под самостоятельным порядковым номером (Приложение 9). Количество каждого поступления или выбытия документов на электронных носителях указывается дробью: в единицах учета/единицах хранения с указанием их информационного объема в Мбайтах

В ведомственном архиве создаются картотеки по личному составу и истории организации. Картотека по личному составу предназначается для поиска сведений о трудовом стаже, размере заработной платы и других данных работников организации. Карточки картотеки по личному составу содержат информацию о фамилиях, именах, отчествах работников, поисковых данных архивных документов, в которых имеются сведения о них. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, в пределах одинаковых фамилий – по алфавиту имен и отчеств. Карточки картотеки по истории организации содержат информацию о ее создании, реорганизации (ликвидации) со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, распорядительные документы, поисковые данные архивных документов и систематизируются в хронологическом порядке. Ведомственный архив принимает на хранение справочные, тематические и другие картотеки, образованные в делопроизводстве организации, проводит необходимый комплекс работ по их усовершенствованию и подготовке к передаче в государственный архив.

Паспорт ведомственного архива – документ, отражающий состав, количество документов, хранящихся в организации по состоянию на 01. 01. каждого года. Паспорта составляются во всех архивах и содержат итоги учетных данных. В паспорте архива учреждения дается подразделение этих данных для материалов постоянного хранения и материалов по личному составу. Кроме того, указывается объем материалов, находящихся не в архиве, а еще в структурных подразделениях. Паспорт составляется в двух экземплярах – один находится в архиве, второй посылается в архивные органы. Паспорт ведомственного архива предоставляется государственному архиву по форме, утвержденной приказом председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 11 августа 2000г. № 47 «Об утверждении Инструкции о централизованном государственном учете документов Национального архивного фонда Республики Казахстан (регистрационный № 1240).

5 Проверка наличия и состояния дел

Под проверкой наличия и состояния документов понимается проверка их фактического наличия и физического состояния, сопровождаемая выверкой учетно-справочного аппарата.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой ведомственного архива. Основными задачами проверки наличия и состояния дел являются:

• 
  - установление фактического наличия дел, числящихся по описям;
  
• 
  - выявление дел, требующих консервационно-профилактической обработки и реставрации.
  
• 
  - устранение недостатков в учете;
  
• 
  - организация розыска отсутствующих дел.
  
• 
  Помимо основной цели – содействовать обеспечению сохранности документов, - проверка их наличия и состояния помогает выявить недочеты в проведении ряда других работ архива: фондирование документов, их систематизация, описание, соблюдения правил при выдаче документов из архивохранилища и других работ. Проверка наличия и состояния документов проводится в ведомственном архиве периодически. Проверка дел постоянного хранения осуществляется не реже одного раза в 5 лет, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу – 10 дет, документов на электронных носителях – 3 года. Внеочередная проверка проводится до и после перемещения дел в другое архивохранилище; после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в архивохранилища посторонних лиц; при смене руководителя ведомственного архива, реорганизации (ликвидации) организации. При проверке проводится сверка сведений, внесенных в описи, со сведениями на обложках дел. Не допускается делать какие-либо пометки или записи в описи дел и другие учетные документы. При обнаружении отсутствия дел организуется их розыск, изучаются учетные документы по выдаче, проверяются рядом находящиеся архивные фонды, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, ранее составленные акты проверки. Розыск проводится в течение года после завершения проверки. По итогам розыска составляется справка, подлежащая утверждению руководителем организации по согласованию с ЭПК соответствующего уполномоченного органа. На основании утвержденной справки необнаруженные дела снимаются с учета. Дела, выданные во временное пользование, считаются имеющимися в наличии. Все обнаруженные в ходе проверки недостатки вносятся в акт . По завершении проверки в конце каждой описи дел подклеивается дополнительный лист, который подписывается работниками, проводившими проверку, с предоставлением записи «Проверено» и даты. Проверка считается завершенной после внесения выявленных изменений в учетные документы и предоставления сведений о наличии учтенных дел архивного фонда в государственный архив.
  
• 
  При проведении проверки особое внимание обращается на физическое состояние материалов и режим их хранения, поэтому проверка предупреждает порчу материалов от сырости и других неудовлетворительных условий хранения.
  

6 Контроль за физико-химической сохранностью дел.

• 
  рассеянное освещение с применением на окнах жалюзей, защитных фильтров, штор или окрашенных стекол (для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах или люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения; документы на электронных носителях хранятся в условиях, исключающих прямое попадание света, и подлежат дополнительной защите от агрессивных примесей в воздушной среде (сернистого газа, сероводорода, паров ртути, окислов азота, аммиака), электромагнитно-ионизационного (радиационного) воздействия);
  
• 
  поддержка оптимального температурно-влажностного и санитарно-гигиенического режимов (на бумажных носителях – температура +17 - +19ºС, относительная влажность воздуха 50-55%; на черно-белых пленочных носителях – температура +15ºС, относительная влажность воздуха 40- 55%; на цветных пленочных носителях – температура +2 - +5ºС, относительная влажность воздуха 40 – 55 %; на электронных носителях – температура + 15 - +25ºС, относительная влажность воздуха 40- 60 %;
  
• 
  контроль температурно-влажностного режима с помощью приборов измерения климатических параметров не реже двух раз в неделю в одно и тоже время. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале, форма которого определяется ведомственным архивом;
  
• 
  условия, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов, накопления пыли.
  

7 Учет документов государственными архивами.

Приложение 1

Итого поступило в _______ году _______________________ единиц хранения

(цифрами и прописью)

страхового фонда,__________________________ единиц хранения фонда пользования,

( цифрами и прописью)

выбыло _______________________ единиц хранения страхового фонда и ________________

( цифрами и прописью) ( цифрами и прописью)

_______единиц хранения фонда пользования.

составившего годовую итоговую запись ________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Руководитель ведомственного

архива _________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата

Приложение 2

Органа руководителя организации

__________________Расшифровка ( личная подпись) подписи

Дата

Всего на 1 января________ года в данную опись внесено__________________________

( цифрами и прописью)

единиц хранения с №____ по № _____, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

________________ кадров микрофильмов страхового фонда

( цифрами и прописью)

скопировано________________________единиц хранения

( цифрами и прописью)

Наименование должности Расшифровка

составителя описи ___________________________подписи

( личная подпись)
Руководитель ведомственного

Архива ___________________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи
Дата

ОДОБРЕНА

от «__» ___________ _____года №___

Приложение 3
Форма акта приема-передачи дел на постоянное

хранение в государственный архив
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Наименование должности

руководителя организации руководителя государственного

____________расшифровка архива

(личная подпись) подписи ________________расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата Дата

АКТ № ______

Место составления

хранение в государственный архив

В связи с _______________________________________________________________

(Основание: истечение срока временного хранения документов, ликвидация организации и так далее)

________________________________________________________________________передает,

( официальное наименование организации)

а ________________________________________________________принимает на постоянное

( официальное наименование государственного архива)

государственное хранение дела, страховые копии за ______________годы и научно-справочный аппарат к ним:

Итого принято __________________________дел, в том числе _______________________

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

страховых копий.

Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,

производивших передачу производивших прием

Личные подписи и расшифровки Личные подписи и расшифровки

подписей подписей

Дата Дата

Приложение 4

Руководителя организации государственного архива

____________ Расшифровка _________________ Расшифровка

(личная подпись) подписи (личная подпись) подписи

Дата Дата
АКТ № _______

Место составления

носителях на постоянное хранение

в государственный архив
В связи с __________________________________________________________________

( Основание: истечение срока временного хранения документов, ликвидация организации и так далее)

______________________________________передает, а ______________________________принимает на

(официальное наименование организации) ( официальное наименование гос. архива)

постоянное государственное хранение дела на электронных носителях, копии особо ценных дел на электронных носителях за __________ годы и научно-справочный аппарат к ним.

Итого принято_________________дел объемом______________Мбайт,___________ особо

(цифрами и прописью) (цифрами и прописью) (цифрами и прописью)

ценных дел объемом ______________________Мбайт.

( цифрами ипрописью)
Передачу произвели: Прием произвели:

Наименование должностей лиц, Наименование должностей лиц,

производивших передачу производивших передачу

Личные подписи и расшифровки Личные подписи и расшифровки

подписей подписей

Дата Дата

Приложение 5

вышестоящего

официальное наименование Наименование должности

организации руководителя организации

_____________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата
АКТ № _____

Место составления

о необнаружении дел

пути розыска которых исчерпаны.

(наименование мероприятия)

фонде №____ перечисленных ниже дел, предпринятые ведомственным архивом меры по розыску дел положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным снять с учета:

Итого ______________________ дел

( цифрами и прописью)

Содержание утраченных архивных дел может быть частично восполнено следующими делами: ( названия и номера архивных фондов, сводных описей дел, номера и заголовки дел)

(личная подпись) подписи

Дата
СОГЛАСОВАН ОДОБРЕН
Протоколом ЭПК уполномоченного протоколом ЦЭК (ЭК) организации

органа от «___» __________ ___года № ___

от «____» _________ ___года № ___

Приложение 6

Официальное наименование УТВЕРЖДАЮ

вышестоящего органа

Официальное наименование Наименование должности

организации руководителя организации

______________Расшифровка

( личная подпись) подписи

Дата
АКТ № _____

Место составления
О неисправимых повреждениях дел
В результате ______________________________________ выявлены неисправимые

(наименование мероприятия)

повреждения в делах архивного фонда № ______

Итого обнаружено неисправимо поврежденных ______________________________ дел,

( цифрами и прописью)

подлежащих списанию.

Руководитель ведомственного архива ___________________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Дата
СОГЛАСОВАН ОДОБРЕН
Протоколом ЭПК уполномоченного протоколом ЦЭК (ЭК) организации

органа от «__» __________ ____года № ___

от «__» _________ ______года №___

Изменения в учетные документы ведомственного архива внесены

Наименование должности работника ________________Расшифровка

(личная подпись) подписи

Приложение 7