Силкович Виктория Викторовна, Академия управления при Президенте Республики Беларусь, silkovitch@tut.by

СМК должна обеспечить эффективное использование ресурсов, принятие решений, основанных на фактах, ориентацию на удовлетворенность потребителя и ожидания других заинтересованных сторон. Достичь же устойчивого успеха можно только за счет последовательного сбалансированного удовлетворения потребителей в течение длительного времени. С этой целью высшее руководство УВО должно четко определить стратегию и политику организации, для реализации которых необходимо разработать и поддерживать в рабочем состоянии процессы и процедуры, обеспечивающие:

-их преобразование в измеримые цели для всех соответствующих уровней организации;

-оценку стратегических рисков и определение адекватных контрмер;

-планирование и осуществление необходимой деятельности;

-выделение ресурсов, требуемых для развертывания необходимой деятельности.

Учреждение образования, стремящееся к успеху и лидерству на рынке образовательных услуг, ценящее свое время и ресурсы, вынуждено сегодня использовать инновационные методы управления, делая ставку на использование средств автоматизации для реализации основных и обеспечивающих процессов СМК.

Авторы данной работы предлагают эффективный способ управления бизнес-процессами в УВО на основе подхода, изложенного в СТБ ISO 9004-2010 «Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации», через создание в рамках единой информационной базы организации корпоративной АСУ, включающей комплекс взаимосвязанных программно-управленческих модулей, направленных на реализацию своей стратегии и политики в области качества. При этом могут использоваться эффективные инструменты и техники менеджмента, предлагаемые международными стандартами: ISO 10014 «Менеджмент качества. Руководство по созданию финансовых и экономических выгод», ISO/TR 10017 “Руководство по статистическим методам применительно к ISO 9001:2008», ISO/IES 31010 «Менеджмент рисков. Методики оценки рисков», ISO 13053-2 «Количественные методы в улучшении процессов. Шесть сигм. Часть 2. Инструменты и методы».

Для развертывания своей стратегии и политики УВО должно идентифицировать взаимосвязи между процессами, грамотное описание которых и их реализация через АСУ окажет существенную помощь в оценке функционирования организации. Обмен информацией о стратегии и политике во внутренней среде должен быть содержательным, своевременным и постоянным. Автоматизация основных функций обмена информацией и документооборота должна предусматривать наличие механизма обратной связи, периодическое оценивание и быстрое реагирование на внешние и внутренние изменения. Процесс обмена информацией должен быть удобным для получателей информации и происходить как в вертикальном, так и в горизонтальном направлениях.

Для организации информационного обмена пользователей в общем информационном пространстве УВО и автоматизации процессов управления СМК необходимо создание собственного либо адаптация заимствованного программного продукта, предполагающего возможность проектирования процессов СМК в различных режимах, возможность автоматизированного отслеживания динамики изменения значимых параметров в контрольных точках основных этапов процессов и формирования отчетной документации по мониторингу, целям в области качества, результативности функционирования процессов, анализа СМК со стороны руководства за отчетный период. Сегодня на рынке современных корпоративных информационных систем в настоящее время имеется множество инструментальных средств, которые можно использовать при построении СМК: Business Studio, Fox Manager, Allfusion Process Modeler и др. Большое внимание при их выборе следует уделить возможности интеграции этих средств с другими программными продуктами, вопросам удобства интерфейса для пользователя.

С применением АСУ УВО должно разработать и поддерживать в рабочем состоянии процедуры сбора достоверных данных и преобразования их в форму, необходимую для принятия решений. Для реализации поставленных целей система информационного обмена должна быть надежной и обеспечивать целостность и конфиденциальность информации, необходимый уровень защиты и доступности для пользователей.

С целью достижения устойчивого успеха УВО должно обеспечить проактивный менеджмент всех процессов, включая аутсорсинговые. Процессами необходимо управлять как системой за счет создания сети их взаимодействия. Процессы и их взаимосвязи должны регулярно оцениваться с целью осуществления действий по их улучшению. Автоматизация процедур мониторинга, измерения и анализа их функционирования во многом облегчит поставленную задачу, предоставив возможность сотрудникам УВО или внешним аудиторам с любого рабочего места, при заданных правах доступа, оценить результативность функционирования всех процессов, их «прозрачность», а также актуальность используемой документации.

Для исследования динамики развития УВО необходимо определить ключевые показатели деятельности (key performance indicator - KPI) – факторы, которые находятся под управлением организации и очень важны для ее устойчивого успеха. KPI должны быть измеримыми, давать возможность устанавливать соответствующие цели, осуществлять мониторинг, делать оценку, прогнозировать тенденции и являться основой для принятия стратегических и тактических решений. Данные показатели должны последовательно распределяться на соответствующие процессы и функции для поддержки достижения целей высшего уровня. Информация, полученная при анализе KPI, должна учитывать такие факторы, как: потребности и ожидания потребителей образовательных услуг, важность и приоритетность отдельных видов образовательных программ, их рентабельность, результативность процессов и эффективное использование ресурсов, соблюдение законодательных и иных требований.

Самооценку деятельности УВО должны использовать для оценки достигнутых результатов по отношению к поставленным целям, а также для определения своих сильных и слабых сторон. Она может помочь в расстановке приоритетов в планировании и внедрении улучшений и инноваций.

Важным направлением реализации стратегии и политики УВО в рамках АСУ должно стать внедрение комплекса программно-управленческих модулей по проектированию образовательных программ, планированию учебной нагрузки кафедр и распределению ее по ППС, учету выполнения нагрузки, контролю качества составления расписания занятий, мониторингу обеспеченности дисциплин учебными программами и электронными учебно-методическими комплексами. Такая информационная система должна функционально взаимоувязывать все задействованные в этом процессе структурные подразделения в рамках единой on-line информационно-образовательной среды с централизацией этой деятельности в структурном подразделении, уполомоченном на координацию и контроль качества функционирования соответствующих процессов. Данная технология позволяет на каждом этапе планирования и организации образовательного процесса осуществлять в рамках СМК мониторинг и измерение характеристик значимых показателей для верификации соответствия их качества установленным требованиям. При этом важным представляется автоматизированное формирование документации не только по планированию учебной нагрузки ППС, но и по ее выполнению в соответствии с расписанием занятий, отслеживание почасовой нагрузки с целью недопущения превышения 240 часов в год и исключения возможности двойной оплаты труда.

Содержание и структура мониторинга, порядок и последовательность прохождения его этапов, процедур и операций определяется с точки зрения менеджмента качества образовательного процесса с учетом внутренней логики развития и функционирования УВО. Критериальные параметры описания методики его проведения должны быть отражены в соответствующей нормативной документации УВО. Показатели отчетных форм и значимые результаты мониторинга процессов должны выходить документально на их результативность и выполнение целей в области качества. Отчетность по всем направлениям функционирования организации может служить средством определения нерезультативной или неэффективной деятельности и инициирования соответствующих действий по улучшению. По окончании учебного года предполагается формирование отчета УВО «Анализ СМК со стороны руководства за отчетный период», в котором автоматически должны отражаться достигнутые показатели относительно запланированных критериев качества.

Автоматизация данных операций позволит снизить трудоемкость планирования, управления и контроля качества бизнес-процессов УВО, оптимизировать численность его сотрудников, что во многом определяет рентабельность и конкурентоспособность учреждения образования в целом и образовательных программ, в частности.

Создание комплекса автоматизированных модулей управления СМК - сложный и трудоемкий процесс, требующий инновационного решения комплекса проблем, связанных, в том числе, и с отсутствием компетентного в данных областях персонала, и с недостатком средств на материально-техническое сопровождение этих процессов. Однако упущенные сегодня возможности для учреждения образования могут обернуться завтра снижением его конкурентоспособности и потерей прибыли. Только заинтересованность высшего руководства УВО, его грамотная и дальновидная позиция позволит привлечь необходимые ресурсы для создания АСУ и реализовать задуманное, получив на выходе целостное решение – функциональное, прозрачное, управляемое и надежное.

1. 
   СТБ ISO 9004-2010 «Менеджмент для достижения устойчивого успеха организации».