Рекомендации работы с базой данных Microsoft Access

Рассмотрим структуру реляционной базы данных снизу вверх – от наименьшей составляющей к целому: поле, запись, таблица. Поле – элемент базы данных, состоящий из отдельных символов, является минимальной единицей информации. Например, поле может содержать фамилию клиента, название товара, его количество и т. д. Поля образуют записи, содержащие информацию об отдельном учётном объекте. Например, такие поля, как название организации, адрес организации, номер телефона, вид производимой продукции, образуют запись, содержащую определённые сведения о данной организации. Записи хранятся в таблицах.

Наименование товара	Единицы измерения

Наименование поставщика	Город	Номер телефона	Расстояние, км

База данных состоит из одной или нескольких таблиц, которые могут быть связаны друг с другом. Использование не одной, а нескольких таблиц позволяет, как правило, избежать дублирования информации и ускоряет её поиск.

При обработке информации на компьютере базы данных хранятся на диске в виде файлов.

Создание базы данных начинается с её проектирования. На этом этапе определяется объём и содержание информации, которую предполагается хранить в базе данных, а также способ размещения этой информации в виде одной или нескольких связанных между собой таблиц. Например, для учёта поступления товара в РТП можно предложить хранить информацию в базе данных в виде трёх связанных таблиц (см. рис.).

Все три таблицы информационно связаны между собой с помощью полей Наименование товара и Наименование поставщика. В каждой таблице, как правило, выбирается одно или несколько ключевых полей. Информация, содержащаяся в ключевых полях, должна быть уникальна для каждого объекта (для каждой записи). Наличие ключевого поля в таблице позволяет:

• 
  ускорять выполнение запросов и других операций;
  
• 
  предотвращать ввод записи, если запись с таким ключом в таблице уже есть;
  
• 
  отображать записи в порядке, определяемом ключом;
  
• 
  устанавливать связи между таблицами и одновременно обновлять несколько связанных таблиц.
  

Если база данных ведётся с помощью компьютера, то для того, чтобы управлять ею, необходима специальная программа, которую называют системой управления базами данных (СУБД). Таким образом, СУБД – это универсальная прикладная программа (комплекс программ), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, а также для обеспечения многоаспектного доступа к данным и для их обработки.

В настоящее время одной из наиболее популярных систем управления базами данных является СУБД Microsoft Access, входящая в состав пакета Microsoft Office. При работе с базами данных в среде Access доступны следующие девять типов полей:

• 
  текстовый – применяется для полей, не участвующих в вычислениях и не подпадающих ни под один из перечисленных ниже типов; размер поля текстового типа не превышает 255 символов.
  
• 
  поле МЕМО – используется когда необходимо ввести свыше 255 символов, представляет собой нечто вроде небольшого текстового редактора и может содержать до 64 000 символов;
  
• 
  числовой – применяется только в тех случаях, когда необходимо производить вычисления и не требуется, чтобы числа были отформатированы как денежная единица;
  
• 
  дата/время – служит для ввода даты и времени. С его помощью над датами можно выполнять математические операции и вычислять, например, промежуток между двумя датами;
  
• 
  денежный – является числовым типом с фиксированным числом разрядов после запятой и указанием денежной единицы (р. – рубль, $ - доллар);
  
• 
  счетчик – применяется для автоматической нумерации записей;
  
• 
  логический – используется в случаях, когда поле принимает только два значения: Да или Нет, например: «Оплачено?», «Высшее образование?», «Прошёл собеседование?». Это поле будет снабжено флажком. Установленный флажок означает Да, сброшенный – Нет;
  
• 
  поле объекта OLE – используется для рисунков, звуковых файлов, графиков и т п.;
  
• 
  Мастер подстановок – служит для создания поля с возможностью выбора значения из полей в другой таблице. На самом деле это не отдельный тип поля, а способ ввода информации в таблицу.
  

СУБД Access позволяет для каждого поля базы данных задать ряд его свойств. Свойства полей определяют параметры ввода, отображения и хранения данных. Набор свойств поля зависит от его типа, и для описания разных типов полей используют различные свойства. Рассмотрим некоторые свойства полей:

• 
  размер поля – устанавливается для текстовых и числовых полей. Для текстовых полей число символов в поле варьируется от 1 до 255 (по умолчанию – 50). Для числовых полей выбирается один из типов – Байт, Целое, Длинное целое, С плавающей точкой (4 байта), С плавающей точкой (8 байтов), Код репликации;
  
• 
  формат поля – определяет способ отображения информации на экране и при печати. Например, для текстовых полей формат может содержать символ «>», преобразующий все строчные символы в прописные;
  
• 
  число десятичных знаков – указывает число разрядов после запятой для числовых и денежных полей;
  
• 
  новые значения – определяет выбор последовательных (1, 2,3, …) или случайных значений для счётчика;
  
• 
  маска ввода – устанавливает формат, в котором будут вводиться данные;
  
• 
  подпись – указывает текст, который выводится в строке заголовка в режиме формы и отчёта;
  
• 
  значение по умолчанию – определяет данные, автоматически появляющиеся в поле, если нет вводится иная информация;
  
• 
  условие на значение – является логическим выражением, ограничивающим ввод информации в поле определёнными условиями;
  
• 
  сообщение об ошибке – появляется в случае, когда информация в поле не отвечает условию, заданному в предыдущем свойстве;
  
• 
  обязательное поле – определяет, необходимо ли вводить в данное поле значение или можно оставить поле пустым;
  
• 
  индексированное поле – определяет, нужно ли создавать индекс для ускорения поиска.
  

Выбрав режим работы и указав имя базы данных, пользователь попадает в окно базы данных. С помощью закладок, расположенных в этом окне, он может выбирать способы представления информации в базе данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчёты. Для обработки информации в базе данных могут использоваться Макросы (набор из одной или нескольких макрокоманд) и Модули (программные единицы, написанные на языке программирования).

• 
  Режим таблицы предназначен для создания простых таблиц в случае, когда требуется их немедленное заполнение. Создание таблицы заключается в определении имён для полей и вводе данных. Access сам определит тип полей по виду введённой информации и сам автоматически, если это необходимо, создаст ключевое поле. Для ввода названия поля необходимо дважды щёлкнуть мышью по соответствующему заголовку таблицы (например, Поле1), а затем набрать на клавиатуре нужный текст. После определения всех имён для полей производится ввод информации в саму таблицу. Для сохранения информации на диске можно использовать кнопку Сохранить на панели инструментов. При записи таблицы на диск следует указать её имя;
  
• 
  Конструктор – используется как для создания, так и для изменения таблиц. При создании таблицы в этом режиме для каждого поля должны быть указаны его имя, тип, свойства. Описанная структура таблицы должна быть сохранена на диске, после чего при необходимости можно перейти в режим Таблица для ввода в таблицу данных об учётных объектах;
  
• 
  Мастер таблиц – позволяет создать таблицу, используя стандартный набор таблиц, входящих в состав Access. Пользователь должен определить подходящую таблицу из предложенного списка и выбрать в ней нужные поля. Если стандартное название поля не полностью соответствует решаемой задаче, то используется режим Переименовать, который позволяет ввести новое название поля. Далее Мастер таблиц в режиме диалога задаст пользователю ряд вопросов для того, чтобы выяснить, изменять ли имя таблицы, каким образом определять ключевое поле, изменять ли структуру таблицы, производить ввод данных в таблицу непосредственно или с помощью автоматически создаваемой формы.
  

Для получения из базы данных информации, удовлетворяющей заданным условиям, используются запросы. В результате выполнения запроса образуется выборка, т. е. набор тех полей и записей, которые удовлетворяют поставленным условиям. По своей структуре выборка является таблицей, поэтому для ряда операций Access не делает различия между запросами и таблицами. С помощью запросов можно также производить вычисления с использованием значений полей, групповые вычисления, объединение полей из нескольких таблиц или запросов. Для работы с запросами следует щёлкнуть мышью по закладке Запросы в окне базы данных. Окно Новый запрос предоставляет пять способов создания запросов:

• 
  Простой запрос – даёт возможность сделать выборку, указав для неё определённые поля, в том числе и из связанных таблиц;
  
• 
  Конструктор запросов – позволяет создавать запрос вручную;
  
• 
  Перекрёстный запрос – производит анализ данных по образцу электронных таблиц;
  
• 
  Повторяющиеся записи – строит выборку из записей с одинаковыми значениями;
  
• 
  Записи без подчинённых – отыскивает записи, для которых не существует связанных записей.
  

• 
  для сравнения используются операторы <, >, <=, >=, <>;
  
• 
  в составных условиях применяются операторы and и or («и» и «или»);
  
• 
  для выделения пустых полей используется оператор is null, для непустых – is not null;
  
• 
  для указания на то, что значение поля должно включаться в некий набор значений, применяется оператор in;
  
• 
  для проверки вхождений в интервал значений используется конструкция between … and;
  
• 
  для проверки одновременного выполнения нескольких условий служит оператор and (логическое «и»);
  
• 
  для задания совместной обработки условий по or (логическое «или») их располагают в различных строках.
  

Для подготовки информации, хранящейся в базе данных, к печати используются отчёты. Как правило, они наряду с информацией об учётных объектах содержат итоговые строки, в которых подсчитывается значение суммы или других функций по заданным полям. Информация в готовом отчёте зависит от того, что находится в таблице или запросе в настоящий момент. Однажды созданный отчёт выдаст текущие данные. Если потребуется изменить вид и оформление отчёта, его придётся создавать вновь. Для работы с отчётами следует щёлкнуть мышью по закладке Отчёты в окне базы данных. Создание отчётов во многом аналогично созданию форм и может осуществляться также несколькими способами:

• 
  Автоотчёт в столбец – располагает информацию на листе в один столбец;
  
• 
  Ленточный автоотчёт – размещает поля слева направо в верхней части страницы. Отчёт печатается с использованием альбомной ориентации, при этом Access пытается вывести максимально возможное число полей на страницу, хотя бы и за счёт сокращения их имён. Остальные столбцы печатаются на других страницах;
  
• 
  Мастер отчётов – даёт возможность отобрать поля из данной таблицы, выбрать стиль и использовать поля из связанных таблиц и запросов. Имеется возможность проводить группировку информации для печати, вычислять итоговые значения для каждой группы.